Традиционные текущие повседневные совещания (планёрки, летучки, пятиминутки) обычно проводят сами руководители.
«Необычные» совещания, например, посвящённые разработке миссии, ценностей компании и т.п., часто поручают кому-нибудь из HR-отдела - директору по персоналу, бизнес-тренеру или кому-то ещё.
Если в компании «знают», что такое фасилитация, то проведение подобного мероприятия могут поручить внутреннему фасилитатору. Как правило, это кто-то из департамента по персоналу, кто специально учился фасилитации. При этом на рынке существуют внешние поставщики этой услуги.
И тут возникает вопрос: когда лучше использовать «своего» фасилитатора, а когда лучше привлекать внешнего?
Этот вопрос может прийти в голову первому руководителю, когда он размышляет о проведении «креативного» совещания. И этот вопрос я часто обсуждаю со своими заказчиками, когда говорю им: «Зачем я вам как фасилитатор? Может вы без меня справитесь и самостоятельно проведёте сессию?»
Решение, на мой взгляд, рождается через последовательные ответы на следующие вопросы.
1. Является ли руководитель (или тот человек, кому будет поручено проведение совещания) носителем уникальной информации? Может лучше, чтобы этот человек участвовал в совещании как полноценный участник? То есть активно участвовал в обсуждениях, генерировал идеи, был поставщиком ценной и уникальной информации?
Если ответ положительный (а часто так и бывает, ведь руководитель компании или директор по персоналу являются обладателями бесценной информации, которой больше ни у кого нет и их нельзя исключать из обсуждения), то следует пригласить внешнего фасилитатора.
Если ответ отрицательный, или «половинчатый», то есть руководитель желает быть и ведущим и участником соващения, то переходим к вопросу два.
2. Сможет ли руководитель (другой сотрудник) чётко выдержать роль фасилитатора и не «включиться» в бурные обсуждения? Получиться ли у руководителя эффективно совмещать роль ведущего и роль участника? То есть эффективно вести совещание и быть активным включенным участником?
Если ответ «нет» (и это будет правдой :-), то приглашайте внешнего фасилитатора.
Если ответ будет примерно следующий: «да, мы запретим директору по персоналу включаться в дискуссии, его задача будет только вести совещание и следить за регламентом», то переходите к вопросу три.
3. Сможет ли ведущий совещания (руководитель или другой сотрудник) занять нейтральную беспристрастную позицию к содержанию обсуждаемого вопроса и участникам сессии? Будет ли он бессознательно оказывать влияние на ход совещания: поддерживать или критиковать определённые идеи, симпатизировать некоторым участникам и давать им больше возможней выступать и говорить, лоббировать те или иные решения (особенно те, к которым сам склоняется и считает правильными)?
Если нет полной уверенности в безупречной нейтральности внутреннего фасилитатора, то следует привлекать стороннего специалиста.
Обычно ответов на эти три вопроса достаточно, чтобы принять решение в пользу внутреннего или внешнего фасилитатора для проведения «нестандартных» совещаний.
Так же эти вопросы позволяют сформулировать пользу, вклад приглашённого фасилитатора в совещание. А по сути показать то, за что платит заказчик. Это, во-первых, возможность руководителю и всем ценным сотрудникам (носителям уникальной информации) принимать полноценное участие в совещании; во-вторых, фокусировка фасилитатора на процессе без всяких «совмещений» ролей; в-третьих, беспристрастная и нейтральная позиция внешнего специалиста к теме и участникам деловой встречи.
И так: если ведущий будущего совещания (руководитель или внутренний фасилитатор) является носителем уникальной информации; он эксперт и настолько лоялен к компании, что не удержится и включится в обсуждение вопроса, чтобы не упустить правильных решений; он настолько харизматичен и авторитетен, что к нему будут прислушиваться другие участники, то лучше включить этого человека в участники совещания, а проведение этого мероприятия доверить внешнему фасилитатору.
Comments