Вопрос
Планёрки проходят по 1,5-2 часа, уходим в дискуссии, часто - в выяснение отношений. Что можете порекомендовать? Или только внешний модератор?
Мой ответ
Само время 1,5-2 часа проведения планерки - не проблема, а правильные инвестиции, если в результате будет решен какой-то рабочий вопрос или будет какая-то другая польза для компании. Ключевым в вашем вопросе, скорее, то, что за это время вы не договариваетесь, а «уходите в дискуссии», перескакиваете с темы на тему, «выясняете отношения» .
Описанная вами ситуация типична. К сожалению, в компаниях не всегда проводят совещания эффективно.
Приглашать каждый раз стороннего модератора для проведения планерок, допустим, вы их проводите раз в неделю - не лучшее решение. Обычно стороннего ведущего привлекают для более «серьезных» стратегических совещаний. Для текущих встреч гораздо правильнее будет научить руководителей самим проводить планерки правильно и эффективно.
Вот несколько рекомендаций.
Первое, возьмите за правило использовать на планерках «Парковку». Это место (обычно лист флип-чарта) видное всем участникам совещания, куда ведущий будет записывать, «парковать» вопросы, не относящиеся к теме текущего совещания. Это правило позволит фокусировать внимание группы на основном вопросе и не уходить на сторонние темы. После того, когда будет рассмотрен главный вопрос совещания, следует решить, что делать с вопросами на «парковое»: или рассмотреть сейчас (если есть время) или назначить для их рассмотрение другое совещание или рассмотреть в другом формате.
Второе. Установите регламент на выступление 1 минуту. Это полезное правило. Оно приучает участников деловых встреч выступать кратко, сообщая самое главное. Я это правило называю «Через одну минуту отдай пас». Пасуя друг другу, участники делают обсуждение более динамичным, создавая условия высказываться всем участникам.
Эти два правила обеспечивают более эффективное течение дискуссии. Больше рекомендаций (о целях совещаний, о техниках проведения, о том, как справиться с конфликтами на планерках) - вы можете узнать на моем на тренинге «Правильные совещания: техники, дающие результат».
Comments