Правильные и неправильные совещания?
Обновлено 25.02.2018 г.
Оказывается, это неправильные пчёлы. Совсем неправильные. И они, наверное, делают неправильный мёд.
Слова Винни-Пуха
из одноименного мультфильма
Почему я назвал статью именно так и использовал слова «правильно», «правильные совещания»? Потому что часто совещания проводятся, мягко говоря, не очень эффективно - то есть «неправильно». Давайте разбираться в этом вопросе подробнее и искать этот «правильный мёд».
Каковы симптомы?
Как мы можем понять, что собрание прошло неэффективно? Что говорят или думают участники?
К этим симптомам «плохо» проведённого, «неправильного» совещания можно отнести следующие:
- не уложились в запланированное время, потратили слишком много времени на совещание;
- время на совещания потратили, а вопрос так и не решили;
- участники не понимают, зачем их пригласили на это совещания, в чем их роль;
- участнику не дали высказаться или не учли его точку зрения в итоговом решении;
- участники чувствуют, что потратили время зря;
- участник не понял суть проблемы или принятого решения;
- не успели решить какой-либо вопрос;
- случился конфликт на собрании, участники поругались;
- и др…
Я называю такие совещания «недосовещаниями» - это когда мы что-то не доделали: не договорились, не решили, не успели, не поняли…
И это далеко не все «симптомы» недосовещаний. Но это лишь «симптомы», внешние проявления. А в чём первопричина, источник проблемы?
Причины «недосовещаний»
К ним относятся:
- неточно сформулированная цель и желаемый результат,
- нет сценария совещания, карты пути к желаемому результату,
- приглашены не те люди,
- нет специальных инструментов обсуждения, есть просто разговор (спор, дискуссия),
- нет визуализации, есть просто разговор (слова, колебания воздуха),
- нет контроля за временем (часы есть, регламент есть, нет контроля),
- ведущий не может справиться со спорами и с уходом обсуждения от плана,
- нет продуманных способов принятия решений,
- нет фиксации принятых решений,
- и др.
То есть в основе неэффективных совещаний лежит плохая организация совещания, самого процесса обсуждения группой рабочих вопросов. И ответственный за это ведущий собрания. Как это в сказке про Винни-Пуха «неправильные мёд делают неправильные пчёлы».
Как правильно?
В рамках статьи я не могу рассказать обо всех правилах и инструментах проведения «правильных» совещаний.
Подробно разобрать эту тему и научиться конкретным инструментам проведения совещания вы можете не одноименном тренинге «Правильные совещания: техники, дающие результат»
Здесь же отмечу три направления, по которым ведущий совещания должен предпринять определенные действия:
- Определить цель и результат совещания.
- Продумать ход совещания - очередность обсуждаемых вопросов (карту пути).
- Подобрать способы организации групповой работы.
Определить цель и результат совещания
Первое, с чего должен начать ведущий совещания - это четко понимать цель совещания и конечный результат, что необходимо получить на выходе, в конце собрания.
Желательно представить конечный результаты в «материи». Например, написать на листе флипчарта не менее 10 предложений по увеличению объема продаж; или составить план работ (со сроками и ответственными) по снижению пересортицы на складе ; или собрать от каждого участника лист А4 с его идеями по проведению корпоративного праздника и т.п.
Подробнее о том, как формулировать цель собрания вы можете прочитать в моей статье:
"Цель совещания: технология формулирования".
Желательно представить конечный результаты в «материи». Например, написать на листе флипчарта не менее 10 предложений по увеличению объема продаж; или составить план работ (со сроками и ответственными) по снижению пересортицы на складе ; или собрать от каждого участника лист А4 с его идеями по проведению корпоративного праздника и т.п.
Подробнее о том, как формулировать цель собрания вы можете прочитать в моей статье:
"Цель совещания: технология формулирования".
Продумать сценарий совещания (карту пути)
После того, как конечная точка определена следует составить «карту пути», то есть продумать какие вопросы и в какой последовательности следует рассматривать на совещании.
Для этого можно использовать формулировки в виде вопросов. Например, к цели «Написать не менее 10 предложений по увеличению объема продаж» можно предложить следующий «путь»:
Это и есть сценарий, «карта пути» вашего собрания.
Для этого можно использовать формулировки в виде вопросов. Например, к цели «Написать не менее 10 предложений по увеличению объема продаж» можно предложить следующий «путь»:
- Где мы сейчас?
- Что нам мешает продавить больше?
- Что мы можем сделать, чтобы продавать больше?
Это и есть сценарий, «карта пути» вашего собрания.
Подобрать способы организации групповой работы
Следующим шагом следует определить, каким способом будут рассматриваться вопросы повестки, как организовать групповые обсуждения и сколько это будет занимать времени.
Продолжая пример выше, можно предложить следующие методы.
По первому вопросу выступит коммерческий директор и это будет доклад со слайдами на 5-7 минут. Плюс время на уточняющие вопросы 3 минуты.
Для рассмотрения второго вопроса организую открытую дискуссию, когда участники по очереди могут выступать и говорись о причинах. Регламент на выступление одного человека 1-2 минуты. Причины фиксируем на листе флипчарта. Продолжительность дискуссии 10-15 минут.
Третим шагом буду использовать «Мозговой штурм». Цель за 20-30 минут придумать как можно больше предложений по увеличению продаж. Следить за отсутствием критики. Предложения фиксировать на листе флипчарта. Из составленного списка выбрать в работу 10 перспективных и реализуемых предложений.
Продолжая пример выше, можно предложить следующие методы.
По первому вопросу выступит коммерческий директор и это будет доклад со слайдами на 5-7 минут. Плюс время на уточняющие вопросы 3 минуты.
Для рассмотрения второго вопроса организую открытую дискуссию, когда участники по очереди могут выступать и говорись о причинах. Регламент на выступление одного человека 1-2 минуты. Причины фиксируем на листе флипчарта. Продолжительность дискуссии 10-15 минут.
Третим шагом буду использовать «Мозговой штурм». Цель за 20-30 минут придумать как можно больше предложений по увеличению продаж. Следить за отсутствием критики. Предложения фиксировать на листе флипчарта. Из составленного списка выбрать в работу 10 перспективных и реализуемых предложений.
Заключение
Совещания - важный инструмент руководителя.
Какими будут ваши совещания, правильными или неправильными зависит, во многом, от ведущего, от его навыков организовывать и проводить совещания.
Этому можно и следует учиться. Чтобы давать правильный мёд надо быть правильной пчелой! :-)
Какими будут ваши совещания, правильными или неправильными зависит, во многом, от ведущего, от его навыков организовывать и проводить совещания.
Этому можно и следует учиться. Чтобы давать правильный мёд надо быть правильной пчелой! :-)
P.S. Читайте другие мои статьи о совещаниях:
- Алексей КубракБизнес-тренер, фасилитатор