Совещания - распространенная и важная форма взаимодействия руководителя со своими подчиненными.
Совещания бывают разные.
Под планерками в данной статье буду понимать вид совещания, которые проходят, как правило, в начале дня и/или недели, где обсуждаются текущая ситуация в компании и предстоящие ближайшие планы.
Планерка - это информационные вид совещания, где участники обмениваются информацией. Подробнее о том, что такое информационные и проблемные совещания вы можете прочитать в моей статье «Цель совещания: технология формулирования».
Единственного правильного сценария проведения планерки нет, так как компании разные, культура в компаниях разная, разные цели проведения планерок. Поэтому приведу 3 сценария (плана) проведения планерок, которые с успехом были внедрены в разных организациях.
Пример 1. Еженедельная планёрка
Цель:
обменяться информацией о текущем положении дел в подразделениях компании.
Результат:
понимание общее (одинаковое) у всех руководителей подразделений компании о том, что происходит в соседних отделах и в компании в целом;
встречи, назначенные в специальном составе для решения текущих проблем.
Участинки:
директор компании;
руководители подразделений.
План планерки:
Руководитель первого подразделения в течение 1-2 минут рассказывает о предстоящих событиях, мероприятиях, работах на текущую неделю.
Руководитель первого подразделения сообщает о текущей проблеме (ах), если таковые есть, и договаривается с другими руководителями (чьё участие и помощь необходима), когда и с кем они встретиться в узком составе для решения данной проблемы. 2-3 минуты.
Шаг 1 и 2 повторяет следующий руководитель.
И т.д. все руководители.
Пример 2. Ежедневная утренняя планерка
Данная сценарий планерки разработан и внедрён в одной компании, занимающиеся ресторанным бизнесом.
Цель:
подготовить коллектив (смену официантов) к предстоящей работе.
Результат:
информация, необходимая для работы передана официантам;
информация о проблемах за вчерашний день получена от официантов;
контроль внешного вида, самочувствия, настроение команды.
Участники:
менеджер ресторана;
официанты.
План планерки:
1. Информируй:
поставить задачи по плану продаж и по сервису;
сообщить информацию о Старт- и Стоп-листе;
сообщить новости компании и ресторана;
представить новых сотрудников и др.
2. Обучай:
провести мини-тренинг по стандартам, по меню, по продажам;
разобрать ошибки.
3. Взбодри:
провести физическую мини-зарядку, разминку.
4. Вдохнови:
произнести вдохновляющую, мотивирующую речь;
совершить мини-ритуал с использованием ключевых характеристик бренда ресторана.
Пример 3. Подведение итогов работы (проекта)
Цель:
подвести итоги и сделать анализ проделанной работы.
Результат:
понимание одинаковое всеми участниками проекта результатов проделанной работы;
план действий на следующий период.
Участники:
руководители и ключевые сотрудники, участвующие в проекте.
План планерки:
Ведущий организует дискуссию и сбор информации по следующим вопросам:
Что было хорошо?
Что было плохого?
Что дальше делать по-другому?
Обычно идеи в ходе дискуссии записываются на отдельные карты и вывешиваются для всеобщего обозрения. Подобная визуализиция позволяет повысить качество обсуждения.
Представленные три сценария проведения планерок - это всего лишь три примера. Многообразие целей, которые могут быть у подобного вида совещаний, подразумевает и другие сценарии. Главное - четко понимать, зачем вы проводите данное собрание и обеспечить эффективный обмен информацией между участниками.
Проводите совещания эффективно!
P.S. Рекомендую прочитать статью "Как правильно проводить совещания".
Commenti